Las empresas pueden optar por usar Verifactu o no, pero los programas obligatoriamente deben permitir Verifactu; es decir, un programa que no nos permita usarlo en modo Verifactu no será legal, y muy fácilmente detectable por la AEAT.

Si la empresa decide usar Verifactu:

• Para darse de alta en el sistema Verifactu, basta con indicarlo en el programa y a partir de este momento, las facturas se enviarán a la AEAT y serán Verifactu. Eso significa que cada vez que emita una factura el programa enviará un paquete de información a la AEAT indicando quién es el emisor de la factura, el cliente, la fecha, el número de factura, el importe y los impuestos aplicados (no se envía la relación de bienes o servicios de la factura).
• Para realizar el envío a la AEAT la aplicación debe utilizar un certificado electrónico.
• En las facturas aparecerá la leyenda Verifactu y un código QR. Este código QR, escaneado con una aplicación de la AEAT permitirá verificar al cliente el importe, fecha y demás datos de la factura.
• Para darse de baja debemos tramitar una solicitud y esperar al 31/12, ya que una vez que hemos empezado a enviar facturas por Verifactu no podemos abandonar el sistema hasta el próximo ejercicio.
• La aplicación no firmará los registros de facturación ya que estos ya están garantizados por su envío a la AEAT.
• De un ejercicio Verifactu, la AEAT no nos podrá pedir los registros de facturación ya que los hemos ido transmitiendo con cada factura.

Si la empresa decide no usar Verifactu:

• En este caso las facturas llevarán igualmente un código QR en el que figuran los mismos datos de emisor, fecha, número de factura, destinatario, importe e impuestos que en el caso anterior. Si la leemos con la aplicación de la AEAT nos aparecerán los datos, pero nos dirá que es una factura “No Verifactu”.
• La aplicación almacenará los registros de facturación con un nivel superior de seguridad: Debe ir firmándolos con firma electrónica cada vez que se produzcan.
• La AEAT podrá solicitar que se le remitan los registros de facturación en cualquier momento y por vía telemática, desde el propio programa, que obligatoriamente debe tener esta función.

En resumen, las diferencias entre Verifactu y No Verifactu son:

• En ambos casos en las facturas debe aparecer un código QR, pero la leyenda Verifactu solamente en el caso de que usemos este sistema.
• Las facturas se transmiten a la AEAT al producirse solamente en caso de que estemos en sistema Verifactu.
• Si no estamos en Verifactu, la AEAT nos podrá requerir el registro de facturación en cualquier momento.
• Ni en los datos que se transmite a la AEAT en Verifactu, ni en el código QR aparecerá la relación de bienes o servicios de la factura.
• Tanto si estamos en Verifactu como si no, siempre debemos usar un certificado electrónico, en el primer caso para la remisión de los registros, y en el segundo para firmar los registros de facturación individualmente y transmitirlos ante un requerimiento.